Syarat dan Ketentuan Layanan

1. Pendahuluan

Dokumen ini mengatur syarat dan ketentuan (“Ketentuan”) penggunaan portal resmi dan layanan digital Pemerintah Desa Ponjen, Kecamatan Karanganyar, Kabupaten Purbalingga (“Desa”, “kami”), termasuk namun tidak terbatas pada situs portal desa, Anjungan Mandiri Cetak Surat Desa, layanan verifikasi keaslian surat, layanan pengaduan/aspirasi warga, dan halaman transparansi desa (secara bersama-sama disebut “Layanan”).

Dengan mengakses portal ini dan/atau menggunakan Anjungan Mandiri di kantor desa, Anda (“warga”, “pengguna”) dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi Ketentuan ini. Apabila Anda tidak menyetujui salah satu ketentuan di bawah ini, mohon untuk tidak menggunakan Layanan dan menyampaikan keberatan Anda langsung ke kantor desa.

2. Definisi

• Anjungan / Kios — perangkat layanan mandiri berbasis layar sentuh yang tersedia di kantor desa untuk mencetak surat keterangan menggunakan e-KTP.
• e-KTP — Kartu Tanda Penduduk elektronik yang chip-nya dibaca oleh perangkat pembaca kartu pada anjungan sebagai alat verifikasi identitas.
• Surat Keterangan — dokumen resmi yang diterbitkan desa melalui anjungan, mencakup namun tidak terbatas pada SKU, SKTM, SKCK, SKD, SKBN, dan SPU.
• Petugas — pegawai/perangkat desa yang diberi akses ke panel administrasi dengan peran superadmin, admin desa, atau operator.
• Portal — situs web publik desa yang memuat profil, berita, potensi, transparansi, pengaduan, dan verifikasi surat.
• Data Pribadi — data sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, termasuk NIK, nama, alamat, nomor telepon, dan data kependudukan lain yang diproses dalam Layanan.

3. Kelayakan & Cara Akses

Layanan Anjungan diperuntukkan bagi warga yang berdomisili atau memiliki kepentingan administratif dengan Desa Ponjen dan memiliki e-KTP yang sah dan masih berlaku. Warga yang belum terdaftar dalam basis data kependudukan desa dapat melakukan pendaftaran mandiri melalui anjungan; data pendaftaran akan diverifikasi oleh Petugas sebelum dapat digunakan untuk mencetak surat.

Anjungan hanya dapat diakses secara fisik di lokasi yang telah ditentukan (kantor desa) pada jam pelayanan yang berlaku, dan tidak tersedia untuk diakses dari jarak jauh. Portal informasi publik dapat diakses melalui internet tanpa batasan lokasi maupun waktu, kecuali saat terjadi pemeliharaan sistem.

4. Layanan Anjungan Mandiri

Penggunaan anjungan tunduk pada ketentuan berikut:

• Identitas warga diverifikasi melalui pembacaan chip e-KTP; anjungan tidak menerima dokumen identitas lain sebagai pengganti.
• Warga bertanggung jawab memastikan data keperluan surat yang diisi adalah benar dan sesuai kebutuhan sebenarnya.
• Setiap sesi warga pada anjungan bersifat sementara dan akan berakhir otomatis setelah periode tidak aktif tertentu demi melindungi data warga berikutnya.
• Terdapat batas wajar jumlah surat yang dapat dicetak oleh satu warga dalam satu hari untuk mencegah penyalahgunaan; permintaan di luar batas tersebut dapat diajukan langsung ke Petugas.
• Warga dapat membatalkan proses kapan saja sebelum surat dicetak melalui tombol Batal/Keluar yang tersedia di setiap layar.
• Isi surat disusun otomatis oleh sistem berdasarkan data kependudukan dan template resmi desa; desa tidak bertanggung jawab atas kesalahan isi surat yang timbul akibat data kependudukan yang belum diperbarui oleh warga yang bersangkutan.

5. Surat yang Memerlukan Persetujuan

Sebagian jenis surat keterangan (termasuk namun tidak terbatas pada Surat Keterangan Tidak Mampu dan Surat Keterangan Belum Menikah) tidak tercetak seketika, melainkan masuk ke antrean pengajuan dan memerlukan persetujuan Petugas berwenang terlebih dahulu. Desa berhak menolak, menunda, atau meminta kelengkapan tambahan atas pengajuan tersebut apabila data belum memenuhi syarat administratif yang berlaku.

6. Kewajiban & Tanggung Jawab Pengguna

Dengan menggunakan Layanan, pengguna wajib untuk:

• Menggunakan e-KTP milik sendiri dan tidak menggunakan atau mencoba menggunakan e-KTP milik orang lain tanpa hak;
• Mengisi data keperluan surat dan formulir pengaduan/pendaftaran secara jujur, lengkap, dan akurat;
• Menggunakan surat keterangan yang diterbitkan hanya untuk keperluan yang sah dan sesuai dengan tujuan yang dicantumkan;
• Menjaga sopan santun dan tidak menyalahgunakan sarana anjungan maupun formulir pengaduan;
• Segera melaporkan kepada Petugas apabila menemukan kejanggalan, kesalahan data, atau dugaan penyalahgunaan pada Layanan.

7. Larangan Penggunaan

Pengguna dilarang untuk:

• Memalsukan, memanipulasi, atau mencoba merusak data kependudukan, template surat, maupun sistem anjungan;
• Menggunakan e-KTP, data, atau identitas pihak lain tanpa persetujuan yang sah dari pemiliknya;
• Melakukan percobaan akses tidak sah ke panel administrasi, basis data, atau bagian sistem yang bukan diperuntukkan bagi warga;
• Menyalahgunakan surat keterangan yang diterbitkan untuk tujuan yang melanggar hukum, termasuk pemalsuan dokumen turunan;
• Mengirimkan konten yang mengandung ujaran kebencian, fitnah, SARA, atau muatan melanggar hukum lainnya melalui formulir pengaduan/aspirasi;
• Membebani sistem secara sengaja (mis. mengirim permintaan berulang secara otomatis/bot) yang dapat mengganggu ketersediaan Layanan bagi warga lain.

Pelanggaran atas larangan ini dapat mengakibatkan pembatalan surat yang telah diterbitkan, penolakan layanan lebih lanjut, dan/atau dilaporkan kepada pihak berwajib sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8. Privasi & Perlindungan Data Pribadi

Pemrosesan Data Pribadi dalam Layanan ini tunduk pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Desa menerapkan langkah pengamanan berikut sebagai bentuk komitmen perlindungan data warga:

• Data sensitif seperti NIK, Nomor Kartu Keluarga, dan nomor telepon disimpan dalam bentuk terenkripsi di basis data;
• Pencarian data dilakukan melalui indeks hash tanpa perlu membuka data asli yang terenkripsi;
• Nomor identitas fisik kartu e-KTP (UID) tidak pernah disimpan dalam bentuk mentah — hanya disimpan dalam bentuk hash satu-arah yang tidak dapat dikembalikan ke bentuk aslinya;
• Tampilan data pada layar (mis. NIK dan nama) disamarkan sebagian untuk mengurangi risiko terlihat pihak lain;
• Data yang tercetak pada surat dibekukan (snapshot) pada saat penerbitan, sehingga surat lama tetap konsisten meski data induk berubah di kemudian hari;
• Akses ke data kependudukan dibatasi hanya untuk Petugas berwenang berdasarkan peran masing-masing, dan setiap akses/perubahan data tercatat dalam jejak audit yang bersifat permanen dan tidak dapat diubah.

Tujuan pemrosesan data. Data yang dikumpulkan digunakan semata untuk keperluan verifikasi identitas, penerbitan surat keterangan, pengelolaan administrasi kependudukan desa, penanganan pengaduan/aspirasi, serta pemenuhan kewajiban pelaporan kepada instansi yang berwenang sesuai ketentuan hukum.

Pengungkapan kepada pihak ketiga. Desa tidak menjual, menyewakan, atau membagikan Data Pribadi warga kepada pihak ketiga untuk tujuan komersial. Data hanya dapat diungkapkan kepada instansi pemerintah lain apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau atas dasar proses hukum yang sah.

Hak subjek data. Sebagai subjek data, warga berhak untuk meminta akses, koreksi, atau informasi mengenai data pribadinya yang tersimpan di sistem dengan datang langsung ke kantor desa membawa bukti identitas yang sah. Permintaan penghapusan data tunduk pada kewajiban retensi arsip kependudukan sesuai peraturan yang berlaku.

Retensi data. Data kependudukan disimpan selama warga berstatus aktif dalam basis data desa. Jejak audit disimpan sesuai kebijakan retensi internal untuk keperluan pengawasan dan kepatuhan hukum.

9. Keabsahan, Pembatalan & Verifikasi Surat

Surat keterangan yang diterbitkan melalui anjungan dilengkapi kode QR dan kode verifikasi unik yang dapat diperiksa siapa saja melalui halaman Cek Surat tanpa memerlukan login. Halaman verifikasi hanya menampilkan status surat (sah/dibatalkan/kedaluwarsa) tanpa membuka data pribadi lengkap pemilik surat.

Desa berhak membatalkan surat yang telah diterbitkan apabila ditemukan kekeliruan data, indikasi pemalsuan, penyalahgunaan, atau atas permintaan resmi dari warga yang bersangkutan. Surat yang berstatus dibatalkan dinyatakan tidak berlaku secara hukum sejak tanggal pembatalan.

10. Layanan Pengaduan & Aspirasi

Formulir pengaduan disediakan sebagai sarana warga menyampaikan keluhan, laporan, atau aspirasi kepada Pemerintah Desa. Setiap pengaduan yang terkirim akan diberikan kode tiket unik untuk keperluan pelacakan status. Desa berupaya menindaklanjuti setiap laporan yang masuk secara wajar, namun waktu penyelesaian dapat bervariasi tergantung kompleksitas dan kewenangan penanganan. Pengaduan yang bermuatan fitnah, kebencian, atau tidak berdasar dapat tidak ditindaklanjuti.

11. Informasi Transparansi Desa

Informasi APBDes, Laporan Pertanggungjawaban, produk hukum desa, dan proyek pembangunan disajikan sebagai bentuk pemenuhan kewajiban keterbukaan informasi publik sesuai Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa dan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Informasi disajikan sebagaimana adanya (as is) berdasarkan data yang dimasukkan Petugas dan dapat diperbarui sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya.

12. Hak Kekayaan Intelektual

Seluruh konten pada portal ini — termasuk teks, logo, tata letak, dan desain antarmuka — merupakan milik Pemerintah Desa Ponjen atau digunakan dengan izin yang sah, kecuali dinyatakan lain. Konten dapat dikutip untuk keperluan informasi publik dengan mencantumkan sumber, dan tidak boleh digunakan untuk tujuan komersial tanpa izin tertulis dari Desa.

13. Batasan Tanggung Jawab

Desa berupaya menjaga keakuratan dan ketersediaan Layanan, namun tidak menjamin bahwa Layanan akan selalu bebas dari gangguan, kesalahan, atau bebas dari kesalahan teknis. Desa tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat: penggunaan surat keterangan di luar tujuan yang sah, kelalaian pengguna dalam menjaga kerahasiaan e-KTP miliknya, gangguan jaringan/listrik di luar kendali desa, atau data kependudukan yang belum diperbarui oleh warga yang bersangkutan.

14. Gangguan & Ketersediaan Layanan

Layanan dapat mengalami gangguan sementara karena pemeliharaan sistem, gangguan jaringan, gangguan listrik, atau kendala perangkat anjungan (mis. printer, pembaca kartu). Desa akan berupaya memulihkan Layanan sesegera mungkin. Warga yang mengalami kegagalan proses saat menggunakan anjungan dapat melaporkannya langsung kepada Petugas jaga di kantor desa agar dibantu secara manual.

15. Perubahan Ketentuan

Desa berhak untuk meninjau dan mengubah Ketentuan ini dari waktu ke waktu sesuai kebutuhan operasional maupun perubahan peraturan perundang-undangan. Perubahan akan berlaku sejak dipublikasikan pada halaman ini. Penggunaan Layanan yang berkelanjutan setelah perubahan dipublikasikan dianggap sebagai persetujuan atas Ketentuan yang telah diperbarui.

16. Hukum yang Berlaku

Ketentuan ini disusun dan ditafsirkan berdasarkan hukum Negara Republik Indonesia, termasuk namun tidak terbatas pada Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, dan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan beserta perubahannya. Setiap perselisihan yang timbul sehubungan dengan Layanan ini diupayakan diselesaikan secara musyawarah antara warga dan Pemerintah Desa.

17. Kontak

Pertanyaan, keberatan, atau permintaan terkait Ketentuan ini serta data pribadi Anda dapat disampaikan melalui halaman Kontak atau dengan mendatangi langsung kantor Desa Ponjen pada jam pelayanan.